La importancia del pre registro y registro para el completo éxito de un evento.

"organización de eventos es de suma complejidad y más aún cuando se trata de grandes congresos o convenciones donde se concentrará un gran número de asistentes."

Es por eso que vamos a abordar la importancia que tiene el pre-registro (registro en línea) y registro (en sitio), de esto depende el éxito de dicho evento o congreso en cuanto al comportamiento de asistencia general de participantespor categorías y la concentración de base de datos clasificada, así mismo la oportunidad de negocio entre los asistentes y expositores.

A continuación vamos a numerar los beneficios de pre registros y registros:

• Contar con una logística a la medida para la recepción de los participantes: con esto todo es más cómodo y rápido para los asistentes. Además que nunca se pierde el orden y la situación nunca se sale de control.

• Disminuir los tiempos de espera para la acreditación de los invitados: con este movimiento todo se hace mas rápidamente, agilizamos el trabajo y no hay contratiempos.

• Filtrar asistentes no deseados: Al tener una base de datos de los invitados nadie podrá entrar al evento sin estar dentro de esta lista.

• Control de los asistentes: Podremos saber quién o quiénes no acudieron al evento, así como el número total de personas que acudierón al evento. Controlar por taller o conferencia el control de acceso a través de lectoras de barra o QR o RFID para saber cuál tuvo más éxito.

• La creación de una base de datos de los asistentes que en un futuro podría representar una oportunidad de negocio: Se puede dar un seguimiento personalizado a cada persona.

• Reportes detallados con información estadística para la toma de decisiones: al tener un completo orden y control de los datos , el manejo de los mismos es más fácil

• Materiales personalizados: Se pueden asignar gafetes, credenciales, constancias y/ o brazaletes para la identificación de los asistentes.

• Envío masivo de invitaciones posteriores a eventos con el mismo giro a través del correo electrónico.

Tomando en cuenta estos puntos podemos garantizar el éxito del evento, congreso o convención, tanto para generar oportunidades de negocio por medio del registro como para manejar y controlar a un gran número de asistentes o invitados.