Etapas de los eventos: ¿Qué sucede en cada una?

Sea cual fuere el tipo de evento que organices, existen, tres grandes etapas que están muy bien diferenciadas en cuanto al manejo de los tiempos, la cantidad de recursos que necesitas y las acciones a realizar.

• Pre – evento: Comienza desde que empiezas a llevar a cabo esa primera idea que tienes, arrancando con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando te trasladas al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo.

Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades va a ser necesaria la finalización de otras.

Una actividad fundamental para el evento es la promoción y difusión ya que te va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes.

Además, tendrás que preocuparte por el temario y el programa con la agenda de actividades que brindaras él o los días del evento.

El relevamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a nuestras necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa.

Es el momento de dar conocer nuestro futuro evento a los sponsors, que nos ayudarán a financiar, junto a otras acciones, nuestro evento.

La búsqueda y selección de proveedores también se realiza en esta etapa.

A medida que te vas acercando a fechas críticas (que establecimos en la planificación, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.

• Durante el evento: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede.

Esta etapa es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logística bien planificada y con una agenda a seguir.

1. Armado

2. Registro y acreditación de los asistentes

3. Agenda de actividades del evento

4. Desarme

• Post – evento: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos

El tiempo ideal para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada.

Además de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades.