Etapas del presupuesto de tu evento.

Un evento es una actividad muy dinámica, que desde que te encuentras planificándolo y hasta momentos previos al día del evento podrás ir tomando diversas decisiones que podrán cambiar el rumbo de las acciones que hayas planeado previamente. Debido a este dinamismo y a que trabajarás de manera conjunta con distintos proveedores, son razones suficientes por las cuales tu presupuesto puede verse modificado ampliamente.

El presupuesto puede estar previsto desde el comienzo de la planificación (por ejemplo para eventos empresariales, como un lanzamiento de producto, o sociales, como cumpleaños o casamientos) o bien, adaptar los costos del presupuesto de acuerdo a los ingresos que puedas obtener por patrocinadores o venta de entradas. Estas posibilidades hacen que nuestro presupuesto cambie más allá de los aumentos naturales que sufrirá de acuerdo al índice de inflación que exista en tu país.

De todas maneras, es importante que comiences a planificarlo desde que estableces los objetivos, ya que de esta manera podrás analizar propuestas y conseguir mejores precios y descuentos de tus proveedores, lo que resultará favorable para tu presupuesto.

Podemos decir que tu presupuesto pasará por tres etapas y que desde la primera a la última puede modificar sus números ampliamente:

• En la primera etapa: tu presupuesto es apenas un punteo de la lista de necesidades que estableces al inicio y que, con el correr del tiempo se modificará de acuerdo a las ideas que vayan surgiendo (como por ejemplo agregar un espectáculo a tu evento, o realizar un gasto extra en la ambientación).

• En la segunda etapa: Se acercará más a la realidad, ya que comienza cuando cuentas con presupuestos reales y comienzas a tomar las decisiones de a qué proveedores contratar. En esta instancia seguramente, te sucederá que no tienes confirmados 100% la cantidad de invitados o asistentes a tu evento, por lo que algunos presupuestos no podrás cerrarlos hasta conocer el número final a contratar. Esto te sucederá por ejemplo con los proveedores del catering, las imprentas que impriman material para el evento como programas, credenciales de identificación o diplomas. Algunas cuestiones sí estarán cerradas en cuanto a números ya que la sede va a estar contratadas al igual que el presupuesto destinado para la difusión y promoción del evento. Generalmente en esta etapa, estarás realizando las señas correspondientes para la contratación de los distintos productos y servicios que utilizarás durante el evento.

• En la tercera etapa: Ya te encontrarás muy cerca del encuentro, ya conoces la cantidad de participantes y ya son pocas las cosas que pueden cambiar en tu presupuesto, a esta altura los proveedores ya cuentan con el 50% del anticipo y deberás preparar para que una vez finalizado su servicio pagues el 50% restante. Si lo planificaste correctamente, habrás dejado un pequeño porcentaje para imprevistos o cambios de último momento, por lo que si tienes que modificar algo o comprar algún extra, podrás utilizar ese monto guardado para estas situaciones