Los recesos en un evento

A la hora de organizar un evento y de programar las actividades que irán sucediendo durante sus jornadas, es importante que también planifiques los momentos de descanso, que variarán en tiempo y horarios de acuerdo a la duración total del encuentro.

Generalmente, estos pequeños momentos tienen como fin el intercambio entre los asistentes y, si hubiera exposición comercial, sería el momento de recorrerla y conversar con los patrocinadores. También brindan la posibilidad de descansar la atención que los participantes tienen durante la serie de conferencias, talleres, cursos y otras actividades que se encuentren dentro del evento.

Los recesos pueden tener una duración de entre 15 y 30 minutos, si se realizan a media mañana y en la tarde y entre 1 y 2 horas para el almuerzo. Al momento de planear esos recesos, es importante definir dónde podrán ubicarse y desplazarse los asistentes.

Estos descansos además, sirven para dividir los distintos bloques de actividades. Si realizas actividades paralelas en diferentes salones, te recomendamos programar los recesos en el mismo horario, ya que casi siempre los participantes eligen asistir a pláticas en diferentes salones, y horarios de comienzo diferentes entorpecerían en la elección de qué actividades asistir.

Otro tema clave es la puntualidad. Es importante respetar los horarios de inicio y fin de las actividades para poder aprovechar al máximo los tiempos libres.

Durante el descanso, puedes incluir un lugar donde se ofrezcan bebidas, como café, té, refrescos, jugos y aguas, además de alguna comida, según el horario del coffee break. Si el presupuesto te lo permite, es mejor hacerse cargo del costo de este servicio, pero en caso de no poder ofrecerlo, siempre es mejor que haya un lugar cerca (si es dentro del ámbito del evento mejor!) donde puedan comprar algo para tomar.