¿Cuánto tiempo me lleva organizar un evento?

El tiempo que necesitemos para organizar un evento va a depender de la cantidad de asistentes prevista, del despliegue, el alcance y de los recursos económicos con los que contemos.

Es importante tener en cuenta que un evento NO se puede organizar de un día para el otro sin una planificación y sin dejar un tiempo para la promoción y difusión, generando el posterior interés de potenciales asistentes.

• Si es la primera edición del evento, tendremos que estipular la fecha calculando el tiempo que nos llevaría realizar todos los objetivos que nos planteamos en primer lugar.

• Si no fuera la primera vez que se organice el evento, la frecuencia con la que se realice será el tiempo con el que vamos a contar para su preparación: si es un evento anual, contaremos con un año, si es trimestral, ese será el tiempo que nos llevará desarrollar las tres etapas generales de los eventos, teniendo en cuenta que, a medida que nos acercamos a la fecha del evento, se irán acrecentando las tareas y la necesidad de resolución de cada una.

Los tiempos con los que contamos para desarrollar actividades en la etapa del Pre-Evento son más largos, ya que implican toda la preparación para él o los días de la reunión que estemos preparando.

Uno de los puntos para hacer hincapié son las fechas críticas. Cuando hablamos de estas fechas las vinculamos a las tareas clave que, al completarlas nos van a servir para medir y controlar lo que venimos realizando y conocer si estamos en el camino de cumplir con nuestros objetivos.

Algunas tareas que se encuentran en este grupo son:

• Fechas límite para la inscripción de los asistentes: Lo ideal es poner dos o tres fechas límite ofreciendo beneficios o descuentos, por inscripción adelantada: Por ejemplo si tu evento es pago y se realiza el 10 de octubre, la primera fecha límite puede ser el 10 de junio (con 20% de descuento), la segunda el 10 de agosto (con 10% de descuento) y la última hasta el evento (sin descuento).

• Fechas límite para la selección de la sede y la fecha del evento: Establecer esta fecha límite o “deadline” tendría que ser uno de los primeros objetivos a cumplir. Si comenzamos a planificar con un año de anticipación, lo ideal es tener resuelto con diez meses de anterioridad. Si el evento que estás organizando es un curso, con dos meses previos al inicio es suficiente. Tener previsto fecha y lugar nos va a servir para poder invitar a los oradores y otros participantes, para difundir el evento y para negociar con patrocinadores y proveedores.

• Fecha límite para el cierre del programa final: Es necesario solicitar al momento de invitar a los posibles oradores una fecha límite de respuesta para participar (que puede variar desde 48 hs. a 15 días desde la fecha de envío), ya que de esta forma podremos hacer un seguimiento, evaluar posibles motivos y ver variantes en caso de no obtener respuesta. Poniendo una fecha límite para el cierre del programa, nos damos tiempo también para poder imprimirlo o pasarlo al formato que vamos a entregarlo a los asistentes. Dependiendo de su tamaño, el diseño, la edición e impresión, puede tardar hasta dos meses aproximadamente.

• Fechas límite para envío de invitaciones: Este punto es importante, ya que, cuanto más acertado sea el tiempo con el que enviemos la invitación, aumentarán las posibilidades de tener respuestas positivas. En el caso que la invitación sea para una persona que tiene que hacer arreglos de viaje, el tiempo ideal sería invitarla con hasta 3 meses de anticipación, pero si se la invita a disertar a una conferencia dentro de su misma ciudad, enviándola 30 días antes es suficiente. En caso de invitar a alguna actividad social dentro del evento que estamos organizando, si es necesario que confirmen asistencia, por ejemplo para una cena, invitar entre 15 y 7 días previos es lo correcto, siempre que solicitemos respuesta dentro de las 48 hrs siguientes o que con ese plazo nos encarguemos de contactar a cada uno para confirmar.

• Fechas límite para la recepción de resúmenes de los oradores (currículum y breve desarrollo de los temas): Toda esta información es importante para incorporar en diversos lugares como el programa final y la web o el blog del evento. Además, nos sirve para revisar que los oradores están preparando sus pláticas y tienen en cuenta nuestro evento.

• Fechas límite para envío de material de promoción y difusión: Sea para publicarlo en un sitio o realizar un envío personalizado, digital o por correo postal los tiempos aproximados varían según el alcance del evento. Por ejemplo para un evento internacional se debe comenzar a enviar entre 24 y 12 meses previos a la fecha del evento, para uno regional, entre 12 y 6 meses y para uno nacional, desde los 10 hasta con 2 meses de anticipación.