¿Qué tipos de actividades puedo realizar durante el evento?

Los objetivos generales por los cuales organizamos eventos siempre están vinculados con la comunicación, ya sea con el intercambio de información, la actualización, el debate, la búsqueda de soluciones, pero también son un motivo de celebración y de reencuentro con colegas y profesionales.

Dentro de un evento, vamos a encontrar actividades propiamente relacionadas con la temática, otras protocolares o sociales, y también las comerciales, ya que también la organización de un evento implica “hacer negocios” vinculados a los temas que se tratan.

Con estas opciones, y junto con la agenda del evento, vamos a tener que definir si queremos realizar actividades plenarias, simultáneas o ir mezclándolas en el transcurso del evento.

Es importante tener en cuenta, armar una agenda interesante no sólo en los temas que se tratan, sino también donde las actividades sean variadas: desde conferencias o simposios con espacios para preguntas y respuestas, incorporando otras en las que el público pueda participar más activamente y se facilite el debate e intercambio entre participantes (como los talleres o mesas redondas).

Cuando elegimos actividades en salones simultáneos (mismo día y horario), tenemos que preparar un programa con actividades paralelas que no “compitan entre sí”, para que los asistentes, al elegir, puedan hacerlo sin la necesidad de sentir que se están perdiéndose información e intercambios valiosos.

En caso de tener diversos oradores con temáticas similares, es mejor agruparlos en un bloque (uno a continuación de otro) dentro del mismo auditorio.

En relación a modalidades además de los tipos de eventos, podemos incluir teleconferencias, desayunos y almuerzos de trabajo, asambleas, sesiones interactivas, etc.

En relación a las actividades protocolares, es muy importante que un evento, aunque dure un día cuente con un inicio y un cierre, en el que los organizadores, o un representante, den la bienvenida y al finalizar puedan comunicar algunas conclusiones generales del evento a los participantes. A esto, se pueden sumar almuerzos, cenas, cocktails, fiestas o cualquier actividad que los organizadores consideren que puedan fomentar las relaciones humanas.

No es menor el espacio dedicado a la posibilidad de generar negocios, ya que, dependiendo de la temática del evento, podemos aprovechar estos encuentros que generalmente unen a mucha gente con un interés en común, organizando actividades como lanzamientos de producto, ruedas de negocios o brindando un espacio comercial para la difusión de diferentes marcas vinculadas con el público que asiste al evento.